Datenmanagement: Wo ist … ?

Kritischer Umgang mit Daten beginnt schon dann, wenn Sie Schwierigkeiten haben, dieses eine Foto oder das letzte wichtige Mail zu finden ...

Ich werde immer recht nervös, wenn ich in Projekten keinen Zugriff auf notwendige Daten habe. Wenn Information nur lokal auf der Festplatte eines oder einer ProjektmitarbeiterIn liegt, oder noch schlimmer, auf einem mobilen Datenträger, dann zieht das in der Regel Ärger nach sich: Die Suche nach Information, Zugriffsmöglichkeiten, geeigneten Übermittlungswegen frisst Zeit und Arbeit – und wirft dann erst recht die Frage auf, was man mit diesen Informationen eigentlich machen soll. Aber Daten – ist das nicht nur etwas für Freaks, die sich gern mit Zahlen langweilen? Das muss nicht sein. Daten sind auch Fotos, die schnell für das Update einer Webseite oder das Beantworten einer Presseanfrage gebraucht werden. Es sind Protokolle, in denen Entscheidungen und Verantwortlichkeiten dokumentiert wurden. Und es sind natürlich auch Zugriffsdaten auf Webseite oder Onlineshop, Trafficdaten, die den Erfolg von Kampagnen und Aussendungen dokumentieren, oder eben Kundendaten – die nicht nur quantitative Informationen liefern, sondern auch den einen oder anderen Hinweis bringen können, wenn sich Kundenbetreuer auf ein Gespräch vorbereiten.

Datenmanagement ist Chefsache

Datenmanagement betrifft also einiges mehr als Zahlen und Formeln. Effizienter Umgang mit Daten bestimmt mit, wie gut Sie über Ihre eigene Umgebung bescheid wissen, wie unabhängig sie sich informieren und Entscheidungen treffen können und wie souverän sie im Umgang mit Kunden und Partnern sind – Datenmanagement ist Chefsache. Das gilt auf mehreren Ebenen: Es ist Chefsache, relevante Informationen im Überblick zu haben. Und es ist Chefsache, dafür zu sorgen, dass das möglich ist.

Das bedeutet: Grundkenntnisse zu Daten, Reports und Analytics sind zentral. Wenn man sie selbst nicht hat, braucht man die Person mit dem Überblick im Unternehmen.

Datenmanagement: Welche Information brauchen wir wo?

Wer braucht welche Information? Diese Frage wird oft über Zugriffsrechte entschieden, möglicherweise sensible Daten sollen nicht alle haben. Das ist grundsätzlich sinnvoll – führt praktisch aber oft dazu, dass Einschränkungen mit riskanten Workarounds umgangen werden. Dann werden Kopien ungeschützt verbreitet – oder man arbeitet mit veralteten Daten.Der pragmatischere Zugang wäre: Was lässt sich verknüpfen? Und was inhaltlich sinnvoll verknüpft werden kann, sollte auch technisch verknüpft werden können (es sei denn, Sie arbeiten für die Regierung, haben Zugriff auf persönliche Daten, Gesundheitsinformationen und Steuerdaten und sollen Lösungen wie den digitalen Impfpass konzipieren – dann wäre Datensparsamkeit angesagt).

Datensparsamkeit vs. Datenreichtum

Datensparsamkeit sind ein guter Punkt, wenn die Frage ist, welche Daten man unbedingt braucht, um einen Prozess abwickeln zu können. Dabei gilt: Je weniger desto besser. Dann müssen Sie auch von Ihren Kunden weniger Daten verlangen und gehen weniger Risiko ein, mit Datenschutzfragen in Konflikt zu kommen. Bei Auswertung und Analyse allerdings ist Datenreichtum gefragt: Hier gilt es, möglichst viele Beziehungen herzustellen, möglichst viele Perspektiven einnehmen zu können, um möglichst viele Einblicke zu gewinnen. Gut vernetzte Information ist wertvoll. Und das nicht nur für diejenigen, die sie haben sollten – sondern auch für die, die sie gerade nicht haben sollten. Datensicherheit ist eines der unterschätztesten Themen in vielen Organisationen. Auch aus diesem Grund ist es sinnvoll, Aufwand in gut nutzbare und verfügbare Daten zu investieren: Wer hier ein wenig investiert hat, versteht eher, dass auch die Sicherheit ein wenig Aufwand bedeuten darf.

Das eigentliche Risiko ist weniger, dass jemand Ihre Daten klaut und Ihnen oder Partnern und Kunden damit schadet. Das weitaus realere Risiko ist, dass Sie selbst von Ihren eigenen Daten ausgesperrt werden und sie teuer zurückkaufen müssen. – Aber, und das war ja Ausgangspunkt dieses kurzen Posts: Viele bringen sich freiwillig in einer Situation, als wären sie gehackt, um ihre Daten gebracht und erpresst worden. Das muss nicht sein. Mit ein wenig Plan ist es nicht so schwer, Ordnung zu schaffen.